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数电发票模式下电子会计档案如何归档

发布于 2025-01-05 15:24:04 作者: 犹北辰

注册公司是一个艰巨的任务,但是它是创业者必须面对的任务。如果你想要创造一个成功的企业,你需要了解如何注册公司,并且按照法律规定进行操作。今天主页带你认识会计做账标签纸怎么贴以及应该怎么解决它,如果我们能早点知道解决方法,下次遇到的话,就不用太过惊慌了。下面,跟着主页一起了解吧。

近年来,数电票为代表的“新变量”的出现,更加速了会计凭证的数字化。今后财务人员将会面临更多的”电子类凭证“的入账归档、电子会计档案管理的新挑战。

01 数电发票特点

数电发票依托可信身份体系和电子发票服务平台,以去介质、去版式、标签化、要素化、授信制、赋码制为基本特征,覆盖全领域、全环节、全要素的全新发票,与纸质发票具有同等法律效力。

02 发票样式

数电发票的样式会比原来增值税电子发票简洁,销售方购买方地址银行不再显示;最下方去除收款人、复核人,仅保留开票人;右上角仅发票号码和开票日期,去除发票代码、校验码、机器编号信息。

数电发票既可以开专票,也可以开普票。注意数电发票仅有发票号码,没有发票代码。

其中专票样式如下:

数电发票号码为20位,其中:第1-2位代表公历年度后两位,第3-4位代表行政区划代码,第5位代表数电发票开具渠道等信息,第6-20位代表顺序编码。例如22年广东开具的第一份数电发票号码为:

22 44 1 000000000000001

03 制度文件

2015年12月,财政部、国家档案局令第79号《会计档案管理办法》:确定电子会计档案的概念和管理要求,明确会计档案可仅以电子形式归档保存。

2020年3月,财会[2020]6号《关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》:明确电子发票等电子会计凭证电子会计凭证可以不打印;电子化归档,效力等同于纸质凭证。

2022年7月,《电子会计档案管理规范》:规定电子会计资料形成、收集、整理、归档和电子会计档案保管、统计、利用、鉴定、处置等要求,强化电子会计档案行业标准。

今年5月,财政部会计司公布了《电子凭证会计数据标准》的通知,进一步明确了数电票报销归档的保存方式。

一般来说,电子档案作为档案管理的对象,在归档前一般称其为电子文件,某一领域电子文件一般称为“X X X电子文件”。但该标准将电子会计档案归档前称之为电子会计资料,与我们常规的命名方法不一样。这是因为《中华人民共和国会计法》(以下简称《会计法》)已对归档前的管理对象进行了定义,统一名称为电子会计资料。为防止会计人员误解,该标准仍沿用《会计法》的定义,把电子会计档案归档前称为电子会计资料,定义为“单位在进行会计核算过程中通过计算机等电子设备形成、传输、存储的记录和反映单位经济业务事项的电子形式的各种会计信息记录”。电子会计资料包括以电子形式存在的会计凭证、会计账簿、财务会计报告和其他会计资料。

04 保管要求

基本要求:电子会计档案的分类方法完全采用了纸质会计档案的分类方法,电子会计资料组卷主要按时间结合单个电子文件存储容量分卷,同一记账凭证号的会计凭证存在不同记录形式时,可分别按照不同记录形式进行整理,并以元数据的方式记录其关联关系。如记账凭证为电子形式、原始凭证为纸质形式时,记账凭证按电子档案形式整理,成为一件电子档案;原始凭证以纸质档案形式整理,成为一件纸质档案。同时,在记账凭证的相应元数据中注明其原始凭证号,在原始凭证适当位置注明其对应记账凭证号。

数电发票归档要求:为落实《财政部国家档案局关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》中“单位以电子会计凭证的纸质打印件作为报销入账归档依据的,必须同时保存打印该纸质件的电子会计凭证”要求,该标准特别是对未实施电子会计档案管理信息系统,但通过会计核算系统进行会计核算的单位。就那些未实施电子会计档案管理信息系统且未通过会计核算系统进行会计核算的单位电子会计档案的管理和电子发票的保存管理方法进行了规范。该节内容尤其针对中小单位适用,其实质是采用半手工方法管理电子会计档案或电子发票。比如所有中小企业都会收到电子发票,在《财政部国家档案局关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》出台之前,这些电子发票直接打印出黑白纸质会计资料报销、入账和保存,但在《财政部国家档案局关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》出台后需保存原始电子版电子发票,但这些单位普遍没有实施电子档案管理系统,需要采用简易保存方式进行管理。该标准第16章正是为规范电子版电子发票简易保存方法而提出相应的要求。中交集团已经实施了财务云系统,符合制度中规定的意识是电子会计档案管理信息系统,当时应当单独保存数电发票的XMl格式的的电子会计档案,并建立台帐留存备查。

归档移交时间:即经整理的电子会计资料在会计年度终了后,可由单位财务部门临时保管1年,再移交单位档案管理机构保管。因工作需要确需推迟移交的,应经单位档案管理机构批准同意,但最长不超过3年。临时保管期间,电子会计档案的保管应符合国家档案管理的有关规定,且出纳人员不应兼管电子会计档案,这也是沿用的纸质档案的归档移交时间要求。

保管要求:对离线存储电子会计档案的磁性载体每满2年、光盘每满4年进行一次抽样机读检验,抽样率不低于10%,发现问题应及时采取措施。对磁性载体上的电子档案,应每4年转存一次。原载体同时保留时间不少于4年。

来源:网络

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